Le cahier des charges : ce qu'il faut prévoir avant de commencer

Un cahier des charges pour un site internet est un document qui formalise vos objectifs, votre cible, vos fonctionnalités, votre contenu et votre budget. Il doit répondre à cinq questions : pourquoi créer ce site (objectifs), pour qui (cible), avec quoi dedans (contenu et fonctionnalités), dans quel délai, et pour quel budget. Un bon cahier des charges fait gagner du temps, de l'argent et évite les malentendus avec votre prestataire.

Que vous passiez par une agence comme Dwenola ou que vous travailliez avec un freelance, le cahier des charges est l'étape qui sépare un projet réussi d'un projet qui dérape. Chez Dwenola, les projets les plus fluides sont toujours ceux où le client a pris le temps de réfléchir en amont. Ce guide vous montre comment faire, même si c'est votre première fois.

Pourquoi un cahier des charges est indispensable

Sans cahier des charges, voici ce qui arrive

• Le budget explose : des fonctionnalités non prévues sont ajoutées en cours de route
• Les délais dérapent : chaque décision non anticipée prend du temps
• Le résultat déçoit : le prestataire n'avait pas compris votre vision
• Les allers-retours s'accumulent : "non, ce n'est pas ce que je voulais" se répète
• La relation se dégrade : frustration des deux côtés

Avec un bon cahier des charges

• Le prestataire sait exactement ce qu'il doit livrer
• Les devis sont précis et comparables
• Les surprises sont minimisées
• Le projet avance selon un calendrier prévisible
• Le résultat correspond à vos attentes

Vous n'avez pas besoin d'un document de 50 pages. Pour une PME qui veut un site vitrine, 3 à 5 pages suffisent largement. L'important, c'est de couvrir les bonnes rubriques.

Les rubriques essentielles du cahier des charges

1. Présentation de votre entreprise

Commencez par vous présenter. Votre prestataire doit comprendre qui vous êtes, ce que vous faites et dans quel contexte vous évoluez.

• Nom et activité de l'entreprise
• Votre marché : B2B, B2C, local, national, international
• Vos concurrents principaux (avec les URL de leurs sites)
• Votre positionnement : ce qui vous différencie
• Votre identité visuelle existante : logo, charte graphique, couleurs

2. Objectifs du site

Pourquoi voulez-vous ce site ? Soyez précis. "Avoir une présence en ligne" n'est pas un objectif mesurable. Voici des exemples d'objectifs concrets :

• Générer 20 demandes de devis par mois
• Être en première page de Google sur "plombier Nantes"
• Vendre 500 produits par mois en ligne
• Réduire les appels de renseignement de 30 % grâce à un contenu informatif
• Recruter 5 candidats par trimestre via le site

Des objectifs clairs permettent de mesurer le succès du projet après la mise en ligne. Si vous avez suivi notre leçon sur comment choisir la bonne solution, vous avez déjà une idée de vos priorités.

3. Cible et personas

Qui va visiter votre site ? Décrivez vos visiteurs types :

• Profil démographique : âge, profession, localisation
• Leurs problèmes : qu'est-ce qui les amène sur votre site ?
• Leurs attentes : qu'est-ce qu'ils espèrent trouver ?
• Leur niveau technique : sont-ils à l'aise avec le web ?
• Leur appareil principal : mobile, desktop, tablette ?

Si vous avez plusieurs types de visiteurs (exemple : clients particuliers et clients professionnels), décrivez chaque persona séparément.

4. Arborescence et contenu

Listez les pages que vous souhaitez sur votre site, avec pour chacune :

• Le titre de la page
• Son objectif (informer, convertir, rassurer)
• Le contenu prévu (textes, images, vidéos)
• Les appels à l'action sur cette page

Pour une structure efficace, consultez notre leçon sur la structure et l'arborescence.

5. Fonctionnalités requises

Listez tout ce dont vous avez besoin, en distinguant les fonctionnalités indispensables des fonctionnalités souhaitées :

Priorité	Fonctionnalité	Détail
Indispensable	Formulaire de contact	Nom, email, message, consentement RGPD
Indispensable	Responsive design	Adapté mobile, tablette, desktop
Indispensable	HTTPS	Certificat SSL
Souhaité	Blog	Catégories, partage social
Souhaité	Réservation en ligne	Intégration Calendly ou similaire
Optionnel	Chat en direct	Widget de chat pour les visiteurs
Optionnel	Espace client	Accès privé avec identifiant

6. Design et références visuelles

Vous n'avez pas besoin de savoir dessiner. Fournissez plutôt :

• 3 à 5 sites que vous aimez (avec une explication de ce que vous aimez : le style, les couleurs, la navigation, l'ambiance)
• 3 à 5 sites que vous n'aimez pas (avec une explication de ce qui ne vous plaît pas)
• Votre charte graphique si elle existe (logo en format vectoriel, couleurs en code hexadécimal, polices)
• Les photos existantes dont vous disposez
• Vos préférences : sobre ou coloré, moderne ou classique, épuré ou riche

Ces références aident considérablement le designer à comprendre votre vision. C'est plus efficace que des mots.

7. Contraintes techniques

Si vous avez des contraintes techniques spécifiques, mentionnez-les :

• CMS imposé : si vous voulez absolument WordPress, Shopify, etc.
• Hébergement existant : si vous avez déjà un hébergeur
• Intégrations : CRM, ERP, outil de newsletter, système de réservation
• Nom de domaine : si vous en avez déjà un
• Conformité : RGPD, accessibilité, secteur réglementé

8. Budget et planning

Soyez transparent sur votre budget. Ce n'est pas un aveu de faiblesse, c'est une information essentielle pour que le prestataire propose la meilleure solution dans votre enveloppe.

• Budget global : fourchette de prix acceptable
• Budget récurrent : ce que vous êtes prêt à payer mensuellement (hébergement, maintenance)
• Échéance souhaitée : date de mise en ligne idéale
• Contraintes de timing : événement, salon, saison haute à ne pas manquer

9. Maintenance et évolution

Pensez au-delà de la mise en ligne :

• Qui va mettre à jour le contenu ? (vous, votre prestataire)
• À quelle fréquence ?
• Avez-vous besoin d'une formation à l'outil ?
• Quel budget mensuel pour la maintenance ?
• Quelles évolutions prévoyez-vous à 6-12 mois ? (ajout de pages, de fonctionnalités, e-commerce)

Les erreurs à éviter dans un cahier des charges

1. Être trop vague

"Je veux un beau site moderne" ne donne aucune direction exploitable. Préférez : "Je veux un site avec un design épuré, des couleurs bleu et blanc, qui inspire confiance, avec un formulaire de devis en haut de la page d'accueil."

2. Être trop prescriptif sur la technique

Sauf si vous avez des contraintes impératives, évitez de dicter les choix techniques. Décrivez vos besoins, pas la solution technique. "Je veux que les visiteurs puissent prendre rendez-vous en ligne" est mieux que "Je veux un plugin WordPress de réservation avec Calendly en iframe."

3. Oublier le contenu

Le contenu (textes et images) est souvent le goulot d'étranglement d'un projet web. Si vous n'avez pas vos textes et vos photos prêts, le projet prendra du retard. Précisez dans le cahier des charges qui fournit le contenu et dans quel délai. Consultez notre leçon sur la rédaction du contenu pour vous préparer.

4. Ne pas impliquer les bonnes personnes

Si la décision finale revient au dirigeant mais que c'est un collaborateur qui rédige le cahier des charges, assurez-vous que le dirigeant valide le document. Rien de pire qu'un projet avancé remis en question par un décideur qui découvre les choix trop tard.

5. Comparer des devis sans cahier des charges commun

Si vous envoyez votre cahier des charges à plusieurs prestataires, vous obtiendrez des devis comparables. Si vous décrivez vaguement votre besoin à chaque prestataire différemment, les devis seront incomparables et le moins cher sera rarement le meilleur choix.

Structure type d'un cahier des charges

Voici un squelette que vous pouvez reprendre et adapter :

1. Contexte : présentation de l'entreprise, marché, concurrents (1 page)
2. Objectifs : ce que le site doit accomplir (demi-page)
3. Cibles : description des visiteurs types (demi-page)
4. Arborescence : liste des pages et leur contenu (1 page)
5. Fonctionnalités : tableau des fonctionnalités par priorité (1 page)
6. Design : références visuelles, charte existante (demi-page)
7. Contraintes : techniques, réglementaires, temporelles (demi-page)
8. Budget et planning : fourchette et échéance (un quart de page)
9. Maintenance : attentes post-mise en ligne (un quart de page)

Total : 5 à 6 pages. C'est suffisant pour un site vitrine de PME.

Besoin d'aide ? Chez Dwenola, on crée votre site pro dès 49€/mois. On en discute ?

Questions fréquentes

Un cahier des charges est-il obligatoire ?

Non, ce n'est pas un document juridique obligatoire. Mais c'est fortement recommandé, même pour un petit projet. Si vous passez par une agence comme Dwenola, on vous guidera dans cette réflexion lors de l'appel de découverte. Le cahier des charges peut être un simple document Word ou un email structuré. L'important, c'est que les attentes soient formalisées par écrit.

Combien de temps faut-il pour rédiger un cahier des charges ?

Pour un site vitrine de PME, comptez 2 à 4 heures de réflexion et de rédaction. Pour un projet e-commerce ou une application web, 1 à 2 jours. C'est un investissement en temps qui vous fera économiser des semaines de développement et des centaines d'euros en modifications non prévues.

Mon prestataire peut-il m'aider à rédiger le cahier des charges ?

Oui, et c'est même souhaitable. Un bon prestataire vous posera les bonnes questions et vous aidera à formaliser vos besoins. Chez Dwenola, notre appel de découverte sert précisément à cela : comprendre votre projet pour vous proposer la bonne solution. Certaines agences facturent cette phase de cadrage, d'autres l'incluent dans leur prestation.

Faut-il un cahier des charges différent pour une refonte ?

La structure est similaire, mais une refonte ajoute des sujets spécifiques : l'analyse de l'existant (ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas), les statistiques actuelles (trafic, conversions), la migration du contenu existant, les redirections d'URL pour préserver le référencement, et les éventuels changements de technologie.